SPIS TREŚCI
§ 1. [CEL PROCEDURY]
§ 2. [DEFINICJE]
§ 3. [DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ]
§ 4. [PODMIOTY ODPOWIEDZIALNE]
§ 5. [POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA]
§ 6. [DZIAŁANIA NASTĘPCZE]
§ 7. [OCHRONA SYGNALISTY]
§ 8. [ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH]
§ 9. [REJESTR ZGŁOSZEŃ]
§ 10. [ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE]
§ 11. [DANE OSOBOWE]
§ 12. [POSTANOWIENIA KOŃCOWE]
ZAŁĄCZNIK NR 1 – WZÓR OŚWIADCZENIA O ZAPOZNANIU SIĘ Z PROCEDURĄ DOKONYWANIA
ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W SYBILLA
TECHNOLOGIES SP. Z O.O.
ZAŁĄCZNIK NR 2 – WZÓR ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA
ZAŁĄCZNIK NR 3 – DANE PODMIOTÓW ODPOWIEDZIALNYCH
ZAŁĄCZNIK NR 4 – WZÓR POTWIERDZENIA PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA
ZAŁĄCZNIK NR 5 – WZÓR INFORMACJI ZWROTNEJ
§ 1. [CEL PROCEDURY]
1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów Informacji o naruszeniu prawa,
podejmowania działań następczych oraz ochrony Sygnalistów.
2. Podstawę prawną wprowadzenia Procedury stanowi art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o
ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
3. Cele wprowadzenia Procedury są następujące:
1) zapewnienie Sygnalistom bezpiecznego zgłaszania Naruszeń prawa bez obawy przed
represjami,
2) zagwarantowanie Sygnalistom informacji zwrotnej dotyczącej przyjęcia Zgłoszenia oraz o
podjętych Działaniach następczych,
3) ustalenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie, weryfikację i podejmowanie działań w
odpowiedzi na Zgłoszenia oraz określenie ich obowiązków.
4. Wszystkie osoby fizyczne zatrudnione w Spółce i podejmujące współpracę ze Spółką na podstawie
umów cywilnoprawnych zapoznają się z Procedurą, co potwierdzają podpisem na oświadczeniu
stanowiącym Załącznik nr 1 do Procedury.
5. W przypadku zatrudnienia w Spółce nowej osoby, zostaje ona zapoznana z Procedurą przez swojego
przełożonego przed dopuszczeniem do pracy, co potwierdza podpisem na oświadczeniu
stanowiącym Załącznik nr 1 do Procedury. Postanowienie to stosuje się odpowiednio do osoby
podejmującej współpracę ze Spółką na podstawie umowy cywilnoprawnej – w takim wypadku osobą
odpowiedzialną za zapoznanie jej z Procedurą jest osoba koordynująca proces nawiązania
współpracy ze strony Spółki.
6. Dopuszczalna jest akceptacja oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do Procedury w formie
dokumentowej, w szczególności przez podpis Profilem Zaufanym lub przekazanie skanu
dokumentu.
§ 2. [DEFINICJE]
1. Zastosowane w Procedurze pojęcia mają następujące znaczenie:
1) Działanie następcze – działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości
Informacji o naruszeniu prawa zawartej w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania
Naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające,
2) Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście
związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i
które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić
nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście,
3) Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące
zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie
dojdzie w Spółce, lub informacja dotyczącą próby ukrycia takiego Naruszenia prawa,
4) Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, o którym mowa w § 2 ust. 2 Procedury,
5) Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka
organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną,
wskazana w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się
Naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa, jest
powiązana,
6) Podmiot przyjmujący zgłoszenia – podmiot odpowiedzialny za przyjęcie Zgłoszenia i
potwierdzenie Sygnaliście faktu przyjęcia Zgłoszenia,
7) Podmiot podejmujący działania następcze – podmiot odpowiedzialny za podejmowanie
działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą,
w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji
zwrotnej,
8) Procedura – niniejsza Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i
podejmowania działań następczych w Sybilla Technologies sp. z o.o.,
9) Spółka – Sybilla Technologies spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w
Bydgoszczy, NIP: 9532632892,
10) Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie Informację o naruszeniu
prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w szczególności pracownik, pracownik
tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na
podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, praktykant itd.,
11) Uzasadnione podstawy – sytuacja, w której Sygnalista jest w stanie w jakiś sposób
uzasadnić swoje podejrzenie, przy czym nie musi go udowadniać. Podejrzenie musi być
wystarczająco konkretne i oparte na własnych obserwacjach lub dokumentach (np. emailach, raportach, listach, zdjęciach itp.). Usłyszane plotki z reguły nie są wystarczające.
12) Zgłoszenie – przekazanie Informacji o naruszeniu prawa dokonane zgodnie z niniejszą
Procedurą za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.
2. Procedura dotyczy wyłącznie Naruszenia prawa rozumianego jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu
terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i
pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Procedura nie obejmuje możliwości zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez Spółkę na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
§ 3. [DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ]
1. W razie powzięcia Informacji o naruszeniu prawa należy dokonać Zgłoszenia zgodnie z zasadami wskazanymi poniżej.
2. Sygnalista wysyła Zgłoszenie, kierując się jednocześnie następującymi zasadami:
1) ujawnia informacje w dobrej wierze,
2) ma Uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem Zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe,
3) nie działa ze złymi zamiarami ani świadomie nie rzuca fałszywych oskarżeń,
4) nie kieruje się uzyskaniem korzyści osobistych lub materialnych ani chęcią zemsty.
3. Sygnalista przed wysłaniem Zgłoszenia powinien upewnić się, że dotyczy ono Naruszenia prawa, o którym mowa w § 2 ust. 2 Procedury. Zgłoszenie dotyczące innych działań lub zaniechań nie będzie rozpatrywane.
4. W Zgłoszeniu Sygnalista zobowiązany jest podać następujące informacje:
1) swoje imię i nazwisko,
2) datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania Informacji o
naruszeniu prawa,
3) przedmiot Naruszenia prawa określony na podstawie § 2 ust. 2 Procedury,
4) dokładny opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia
Naruszenia prawa,
5) dane Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji, zwłaszcza imię i
nazwisko,
6) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, w tym imion i
nazwisk świadków,
7) wskazanie adresu do kontaktu z Sygnalistą – adresu korespondencyjnego lub adresu poczty
elektronicznej,
8) wszelkie inne informacje, które w ocenie Sygnalisty mogą okazać się przydatne do analizy
Zgłoszenia.
5. Sygnalista ma prawo dokonać Zgłoszenia korzystając ze wzoru Zgłoszenia naruszenia prawa,
stanowiącego Załącznik nr 2 do Procedury, nie jest to jednak obowiązkowe.
6. Zgłoszenia można dokonać za pomocą następujących kanałów komunikacji:
1) elektronicznie, wypełniając i wysyłając ankietę dostępną pod adresem: https://forms.office.com/e/3FwBwLtJH0,
2) pisemnie, poprzez wrzucenie go do dedykowanej skrzynki (urny) znajdującej się w siedzibie Spółki,
3) ustnie, podczas bezpośredniego spotkania.
7. Dostęp do kanałów Zgłoszeń wskazanych w ust. 6 powyżej, ma Podmiot przyjmujący zgłoszenia.
8. W przypadku zamiaru dokonania Zgłoszenia ustnego, Sygnalista powinien poinformować o tym Podmiot przyjmujący zgłoszenia, przekazując mu osobiście lub w drodze elektronicznej – w tym w ramach wiadomości e-mail – wniosek o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, zawierający numer telefonu lub adres e-mail Sygnalisty, jaki może być wykorzystany do kontaktu z nim w celu ustalenia terminu spotkania. W takim wypadku Podmiot przyjmujący zgłoszenia jest zobowiązany do zorganizowania spotkania w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku Sygnalisty w tym zakresie.
9. Podmiot przyjmujący zgłoszenia informuje Sygnalistę o dacie, godzinie i miejscu bezpośredniego spotkania. W razie obiektywnej niemożliwości wzięcia udziału w spotkaniu, Sygnalista powinien poinformować o tym Podmiot przyjmujący zgłoszenia i zaproponować co najmniej dwa inne terminy spotkania. Jeśli żaden z nich nie odpowiada Podmiotowi przyjmującemu zgłoszenia, wskazuje on nowy termin spotkania i informuje Sygnalistę o pozostałych kanałach komunikacji, za pomocą których można dokonać Zgłoszenia.
10. Podmiot przyjmujący zgłoszenia lub Sygnalista mają prawo zaproponować odbycie spotkania w drodze wideokonferencji.
11. Podmiot przyjmujący zgłoszenia zobowiązany jest zapewnić, by bezpośrednie spotkanie odbyło się z dbałością o komfort i poczucie bezpieczeństwa Sygnalisty. Za zgodą Sygnalisty, Zgłoszenie jest
dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
12. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez podpisanie.
13. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Niedopuszczalne jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń.
14. W przypadku ustalenia w wyniku analizy Zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w Zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do osoby współpracującej ze Spółką na podstawie umowy cywilnoprawnej, świadome dokonanie nieprawdziwego Zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy z winy osoby dokonującej Zgłoszenia (ważny powód zakończenia współpracy). Osoba, która dokonała Zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
15. Spółka nie przyjmuje Zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane, w szczególności Podmiot przyjmujący zgłoszenia nie przekazuje ich Podmiotowi podejmującemu działania następcze.
16. W przypadku, gdy Zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnioną osobę, osoba ta jest obowiązana do:
1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości Sygnalisty lub Osoby, której dotyczy zgłoszenie,
2) niezwłocznego przekazania Zgłoszenia Podmiotowi przyjmującemu zgłoszenia, bez wprowadzania zmian w tym Zgłoszeniu.
§ 4. [PODMIOTY ODPOWIEDZIALNE]
1. Podmiotem przyjmującym zgłoszenia jest wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba (osoby) w ramach struktury organizacyjnej Spółki, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń. Szczegółowe dane tego podmiotu zostały wskazane w Załączniku nr 3 do Procedury.
2. Podmiotem podejmującym działania następcze jest bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba (osoby) w ramach struktury organizacyjnej Spółki, upoważniona do podejmowania działań następczych. Szczegółowe dane tego podmiotu zostały wskazane w Załączniku nr 3 do Procedury.
3. Podmiot przyjmujący zgłoszenia i Podmiot podejmujący działania następcze działają na podstawie pisemnego upoważnienia Spółki i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych. Obowiązek zachowania tajemnicy istnieje także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wskazane podmioty wykonywały tę pracę.
4. Jeżeli Podmiotem przyjmującym Zgłoszenia jest podmiot zewnętrzny, upoważnienie go wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania Zgłoszeń, potwierdzania przyjęcia Zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat Procedury z
zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z prawem.
5. Jeśli Zgłoszenie dotyczy Podmiotu przyjmującego zgłoszenia, Sygnalista może skierować je wprost do Podmiotu podejmującego działania następcze. W takim wypadku zaleca się dokonanie Zgłoszenia ustnego na spotkaniu ustalonym bezpośrednio z Podmiotem podejmującym działania następcze.
6. Jeżeli z treści Zgłoszenia wynika, że osoba wchodząca w skład Podmiotu podejmującego działania następcze może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot Zgłoszenia, nie może ona rozpatrywać takiego Zgłoszenia. Wyłączony jest w szczególności udział:
1) osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
2) osoby, która pozostaje w stosunku zależności służbowej z osobą, której Zgłoszenie dotyczy,
3) osoby spokrewnionej z osobą, której dotyczy Zgłoszenie,
4) osoby pozostającej w związku formalnym z osobą, której dotyczy Zgłoszenie,
5) osoby, która z obawy o ryzyko naruszenia bezstronności wystąpiła z wnioskiem do Członka Zarządu Spółki o wyłączenie jej z prac na potrzeby danego postępowania. Z wnioskiem o wyłączenie można wystąpić na każdym etapie postępowania.
7. W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w ust. 6 powyżej, Członek Zarządu Spółki wyznacza innego członka Podmiotu podejmującego działania następcze, na potrzeby rozpatrzenia konkretnego Zgłoszenia.
8. Wszelkie spory pomiędzy członkami Podmiotu przyjmującego zgłoszenia lub Podmiotu podejmującego działania następcze powinny być niezwłocznie zgłaszane Członkowi Zarządu Spółki, który podejmuje środki zmierzające do zażegnania sporu, podejmuje niezbędne decyzje i ma decydujący głos w sprawach merytorycznych.
§ 5. [POTWIERDZENIE ZGŁOSZENIA]
1. Podmiot przyjmujący zgłoszenia potwierdza Sygnaliście fakt przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Nie dotyczy to przypadku, w którym Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie – w tej sytuacji potwierdzenia się nie dokonuje z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej.
2. Potwierdzenie jest przekazywane na adres do kontaktu podany przez Sygnalistę w treści Zgłoszenia. Wzór potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia stanowi Załącznik nr 4 do Procedury.
3. W przypadku Zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia podczas tego spotkania.
4. Do potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia należy dołączyć klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych Sygnalisty.
5. Niezwłocznie po przekazaniu Sygnaliście potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, Podmiot przyjmujący zgłoszenia przekazuje Zgłoszenie do Podmiotu podejmującego działania następcze, który jest odpowiedzialny za dalszą obsługę Zgłoszenia.
§ 6. [DZIAŁANIA NASTĘPCZE]
1. Podmiot podejmujący działania następcze ocenia, czy informacje zawarte w Zgłoszeniu są kompletne i wystarczają do podjęcia odpowiednich działań, w szczególności, czy zawierają wszystkie informacje wymagane zgodnie z § 3 ust. 4 Procedury. Jeżeli nie, Podmiot podejmujący działania następcze może
zwrócić się do Sygnalisty o przesłanie dodatkowych informacji lub uzupełnienie Zgłoszenia w określonym terminie.
2. Odmowa przekazania przez Sygnalistę dodatkowych informacji, uzupełnienia Zgłoszenia lub brak odpowiedzi na żądanie Podmiotu podejmującego działania naprawcze, nie wstrzymują biegu dalszego postępowania, w tym postępowania wyjaśniającego.
3. Podmiot podejmujący działania następcze jest zobowiązany do podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, odpowiednich Działań następczych.
4. Podmiot podejmujący działania następcze ma prawo zasięgać opinii wymagającej wiedzy specjalistycznej, w tym biegłego, radcy prawnego lub specjalisty z danego zakresu.
5. Podmiot podejmujący działania następcze w terminie 1 miesiąca od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia:
1) podejmuje decyzję w sprawie przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenia dowodów (z dokumentów, z przesłuchania świadków), na których Sygnalista opiera swoje zgłoszenie, albo
2) odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy wystąpi co najmniej jedna z okoliczności, o której mowa w ust. 6 poniżej.
6. Podmiot podejmujący działania następcze odstępuje od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeżeli:
1) Zgłoszenie nie dotyczy Informacji o naruszeniu prawa,
2) sprawa była już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia, a w Zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem,
3) Zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne,
4) niemożliwe lub istotnie utrudnione jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
5) przemawiają za tym inne, ważne przyczyny.
7. Odstępując od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Podmiot podejmujący działania następcze może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta Zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.
8. Z przesłuchania osób sporządza się protokół, włączany do akt sprawy. Przesłuchiwanym należy przekazać klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania ich danych osobowych.
9. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia wszystkich Osób, których dotyczy zgłoszenie.
10. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Podmiot podejmujący działania następcze dokonuje oceny zebranego materiału dowodowego i sporządza z niego raport, który przedstawia Członkowi Zarządu Spółki w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia przyjęcia Zgłoszenia.
11. W raporcie, o którym mowa w ust. 9 Podmiot podejmujący działania następcze wskazuje w szczególności:
1) opis przedmiotu Zgłoszenia,
2) Osobę, której dotyczy zgłoszenie,
3) czynności podjęte w postępowaniu wyjaśniającym,
4) ustalenie stanu faktycznego,
5) rekomendowane działania naprawcze.
12. Po zapoznaniu się z raportem, o którym mowa w ust. 10 powyżej, Członek Zarządu Spółki podejmuje odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju Naruszenia prawa, w tym dyscyplinujące pracowników odpowiedzialnych za Naruszenia prawa oraz działania zapobiegające postawaniu Naruszeń prawa w przyszłości. Możliwe jest również złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania. Członek Zarządu informuje o tych środkach Podmiot podejmujący działania następcze, umożliwiając mu realizację obowiązku wskazanego w ust. 12 poniżej.
13. Informacja zwrotna na temat odstąpienia od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego lub planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań zostanie przekazana Sygnaliście przez Podmiot podejmujący działania następcze w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia. Wzór informacji zwrotnej stanowi Załącznik nr 5 do Procedury.
14. Informacji zwrotnej nie przekazuje się, jeżeli Sygnalista nie wskazał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 7. [OCHRONA SYGNALISTY]
1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeśli spełnione zostały łącznie wszystkie następujące warunki:
1) Sygnalista miał Uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego,
2) Sygnalista miał Uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego stanowi Informację o naruszeniu prawa.
2. Środki ochrony Sygnalisty zostały opisane w szczególności § 7 i § 8 Procedury.
3. Dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem, pod warunkiem że Sygnalista miał Uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
4. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 3 powyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
5. Zakaz Działań odwetowych i środki ochrony stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia, a także osoby powiązanej z Sygnalistą, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika i osoby najbliższej, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
§ 8. [ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH]
1. Zakazuje się podejmowania Działań odwetowych wobec Sygnalisty, jak również prób lub gróźb zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowanie Działania odwetowe polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy,
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o
pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
14) mobbingu,
15) dyskryminacji,
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
3. Za Działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 2 powyżej.
4. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, postanowienia ust. 2 i 3 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter
świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
5. W przypadku opisanym w ust. 4 powyżej, dokonanie Zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy Działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania Działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
6. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się Działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej “Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
§ 9. [REJESTR ZGŁOSZEŃ]
1. Spółka prowadzi Rejestr zgłoszeń.
2. Każde Zgłoszenie podlega wpisowi do Rejestru zgłoszeń.
3. Do prowadzenia Rejestru zgłoszeń Spółka upoważnia Podmiot przyjmujący zgłoszenia.
4. Rejestr zgłoszeń obejmuje:
a. numer Zgłoszenia,
b. przedmiot Naruszenia prawa,
c. dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d. adres do kontaktu Sygnalisty,
e. datę dokonania Zgłoszenia,
f. informację o podjętych Działaniach następczych,
g. datę zakończenia sprawy.
5. Osoby zaangażowane w postępowanie niezwłocznie przekazują Podmiotowi przyjmującemu Zgłoszenia wszystkie informacje niezbędne do zamieszczenia w Rejestrze zgłoszeń.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10. [ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE]
1. Sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. Zgłoszenie zewnętrzne dokonane z pominięciem zasad Procedury nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
4. Spółka nie zajmuje się obsługą zgłoszeń zewnętrznych i nie ma wpływu na ich rozpoznanie przez właściwe organy.
§ 11. [DANE OSOBOWE]
1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, w szczególności Osobom, których dotyczy zgłoszenie, chyba że Sygnalista wyrazi wyraźną zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz zminimalizowanie ryzyka wystąpienia Działań odwetowych.
3. Jeżeli dane osobowe Sygnalisty zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, Sygnalista powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Podmiot przyjmujący zgłoszenia.
4. Dane osobowe Sygnalisty mogą zostać ujawnione wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony
przysługującego Osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych
osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
5. Spółka po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub
po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 powyżej, Spółka usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Postanowienia tego nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
8. Wszystkie osoby zaangażowane w postępowanie są zobowiązane do zachowania w poufności informacji i danych osobowych, o których dowiedziały się lub mają do nich dostęp w związku z prowadzonym postępowaniem i nie mogą ich udostępniać osobom trzecim ani w inny sposób rozpowszechniać lub wykorzystywać.
§ 12. [POSTANOWIENIA KOŃCOWE]
1. Spółka udostępnia Procedurę na firmowym serwerze SharePoint w zakładce Dokumenty w folderze Administration-Public, a także na stronie internetowej pod linkiem …………………….
2. Spółka przekazuje osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby) informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. Procedura podlega regularnym, nie rzadszym niż raz na 2 lata, przeglądom i aktualizacjom w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Za dokonywanie przeglądów i zgłaszanie propozycji aktualizacji odpowiedzialny jest Podmiot przyjmujący zgłoszenia.
4. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości.
5. Zmiany Procedury wymagają zachowania takiego samego trybu, co jej ustalenie. Zmiana podmiotów odpowiedzialnych lub ich danych nie stanowi zmiany Procedury i może być w każdym czasie dokonana przez Spółkę.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń
prawa i podejmowania działań następczych w Sybilla Technologies sp. z o.o.
Załącznik nr 2 – Wzór Zgłoszenia naruszenia prawa.
Załącznik nr 3 – Dane podmiotów odpowiedzialnych.
Załącznik nr 4 – Wzór potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.
Załącznik nr 5 – Wzór informacji zwrotnej.